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Contexte
L’Université de Suffolk était appelée University Campus Suffolk lorsqu’elle fut établie en 2007. En août 2016, elle devient officiellement l’Université de Suffolk.
L’Université se trouve à Ispwich, en Angleterre, et a des établissements partenaires dans la région. Elle compte six écoles universitaires.
Résumé du projet
En septembre 2014, le Comite Exécutif autorise l’implémentation d‘un logiciel spécialisé dans la gestion des emplois du temps à l’université de Suffolk. Jusqu’alors, le SI de gestion des étudiants SITS était utilisé pour enregistrer les événements qui étaient manuellement planifiés par différentes équipes de l’établissement, sans collaboration entre elles. Une équipe spécialisée s’occupait de l’affectation des salles.
Un comité de projet et un groupe de travail constitués de représentants de toute l’Université furent établis afin de définir les objectifs stratégiques et opérationnels du projet.
Le but principal du projet était d’implémenter un logiciel spécialisé dans la gestion des emplois du temps. Vecteur de changement de culture dans le domaine de la gestion des emplois du temps, il devrait permettre d’améliorer l’efficacité des processus et le taux d’utilisation des espaces au sein de l’université, qui était alors d’environ 21%.
Les objectifs principaux étaient :
- d’améliorer l’utilisation des espaces ;
- d’opérer une réduction d’ensemble des espaces d’enseignement afin de réaliser des économies ;
- d’implémenter un système de gestion des emplois du temps qui affecterait automatiquement les salles ;
- de synchroniser autant que possible les activités d’enseignement et activités afférentes entre le système de gestion des emplois du temps et Microsoft Exchange (ou autres plateformes équivalentes prenant en charge les technologies mobiles).
Solution
La conception du système a été achevée mi-novembre 2015, intégration comprise. Elle a été suivie d’une période intensive de formation de l’équipe de gestion des emplois du temps sur CELCAT Automation (planification automatique des emplois du temps) durant le premier trimestre 2016.
CELCAT a travaillé avec l’équipe de gestion des informations pour réaliser l’intégration avec les systèmes suivants :
- Tribal SITS (CRM de gestion des étudiants)
- Omnivex, logiciel de signalisation numérique
- Microsoft Exchange, de sorte que les emplois du temps figurent dans le calendrier
- Telepen, assurant le suivi de l’assiduité
- OASIS (l’implémentation de Tribal eVision de l’établissement) avec accès aux emplois du temps des cours
- SQL Server Reporting Services, reporting opérationnel
- Active Directory, vérifiant le statut des étudiants
- Northgate Resource Link, le SI de gestion du personnel
Un pilote et la participation des membres du groupe de travail, comprenant des représentants des étudiants et du corps enseignant, ont permis de réaliser des essais d’acceptation des utilisateurs.
Les données de l’emploi du temps 2016/17 ont été reçues avant fin mars 2016 et comprenaient des événements à heures fixes (45%), des événements à heures semi-fixes (10%) et des événements sans heures spécifiées (45%) prêts à être traités par la planification automatique. CELCAT Automation a été également utilisé pour affecter les salles de façon automatique.
Même si les délais étaient courts, l’Université a réussi à produire un premier brouillon de l’emploi du temps pour les enseignants avec CELCAT Automation avant début mai et des emplois du temps des cours pour les étudiants avant fin mai.
Des emplois du temps personnalisés pour les étudiants ont été publiés et rendus disponibles en ligne avant fin juin 2016. En raison de la migration de MS Exchange vers Office 365, qui a entrainé l’existence de calendriers hybrides, la synchronisation avec les calendriers personnels a été réalisée plus tard, en août 2016.
L’application conviviale CELCAT Room Booker a été introduite en septembre 2016 – elle permet aux membres du personnel de rechercher des salles disponibles et répondant à leurs besoins pour utilisation ponctuelle.
Avantages
Utilisation des espaces – amélioration de 21% à 32%
Au début du projet, le taux d’utilisation des espaces était de 21%. En utilisant CELCAT Automation efficacement, le taux d’utilisation des espaces d’enseignement pour le 1er semestre 2016/17 est passé à 32%. Le taux d’utilisation prévu pour l’année, basé sur l’utilisation des salles affectées par rapport à la taille des groupes, était également de 32%. Cette augmentation représente une amélioration de 52% depuis le début du projet.
CELCAT Automation a également permis à l’Université de réduire les espaces d’enseignement du campus. Le bâtiment East Building n’est plus utilisé pour l’enseignement depuis décembre 2016. Même après avoir converti 2 bureaux en salles d’enseignement au premier étage du bâtiment Waterfront, le nombre de salles d’enseignement a été réduit de 46 à 39 et 196 places ont pu être supprimées dans le bâtiment Atrium remis à neuf.
Des économies à long terme sont donc envisagées.
Synchronisation des calendriers – amélioration de l’expérience des étudiants
La synchronisation des emplois du temps du personnel et des étudiants avec Microsoft Exchange et Office 365 a été réalisée avec CELCAT AutoCal Ex. L’accès aux emplois du temps a donc pu être amélioré et les informations sont mises à jour automatiquement quand des modifications sont apportées.
Après l’implémentation, en février 2017 l’équipe du projet a conduit un sondage auprès des étudiants en post-licence et en seconde année de licence. À la question «Votre expérience des changements apportés aux processus de gestion des emplois du temps a-t-elle été positive ou négative», plus de 75% ont répondu qu’elle a été positive.
L’accès aux emplois du temps des étudiants par Outlook a été considéré comme utile par plus de 95% des sondés, ce qui indique que la synchronisation des emplois du temps avec Outlook a amélioré de façon significative l’expérience des étudiants. L’un d’eux a déclaré :
“Avoir l’emploi du temps sur Outlook est très utile car l’écran de mon portable est mis à jour automatiquement et il devient donc plus facile de planifier mes études”
Exam Scheduler (planification automatique des examens) – des avantages mesurables
Au cours des dernières années, le département Validation et examens a adopté efficacement les outils de planification automatique de CELCAT, en particulier Exam Scheduler.
“Au stade de la planification, Exam Scheduler nous a aidé à optimiser l’utilisation des salles, ce qui a été particulièrement utile étant donné la taille relativement petite de notre établissement, qui dispose de peu d’espaces et d’aucune salle d’examens dédiée. La planification automatique nous a permis de répartir équitablement les examens - sur les différentes sessions en général, ou sur une même session dans le cas de certains étudiants. Quand des retours de la part des enseignants sur l’emploi du temps prévisionnel nous parviennent, Exam Scheduler nous a permis d’apporter rapidement des modifications et d’en assurer plus facilement le suivi; il en va de même lorsque nous devons ajouter des salles supplémentaires pour les étudiants ayant besoin d’aménagements raisonnables. Exam Scheduler nous permet également de publier les emplois du temps directement dans les calendriers Outlook de nos étudiants, ce qui a réduit le nombre de demandes de renseignements de la part des étudiants concernant les dates, les heures et l’emplacement des examens.”
Autres avantages notables pour l’établissement
Un système de réservation de salles utilisé par le personnel – il est envisagé de le rendre disponible aux étudiants.
Il a été reconnu que le projet était positif et bien géré ; il a depuis été recommandé comme modèle pour les futurs projets de l’établissement. Les consultants CELCAT ont, à de nombreuses reprises, fait l’éloge de la prévoyance de l’équipe en charge du projet quand elle a étudié les processus et politiques concernés et mené une consultation auprès des étudiants dès le stade de l’appel d’offres.
L’équipe en charge du projet a rapidement établi une bonne relation de travail avec CELCAT, manifeste par son aspect positif, communicatif, réactif et honnête. CELCAT s’est montré réceptif aux demandes de l’établissement concernant des changements de fonctionnalités et a organisé des audioconférences avec l’équipe en charge du projet et le Responsable Produit de CELCAT pour discuter de la feuille de route du produit. L’équipe en charge du projet a été encouragée à soumettre ses suggestions pour améliorer le système, au bénéfice de tout le secteur. Un exemple est l’introduction en août 2016, dans la version v7.7 R12 de CELCAT Timetabler, de la possibilité d’ajouter le logo de l’établissement et de personnaliser le contenu de l’Assistant Réservation de salles.Timetabler v7.7 R12.
“Lors du processus d’appel d’offres, CELCAT a non seulement pu démontrer qu’ils offraient les fonctionnalités et la flexibilité dont nous avions besoin en tant qu’établissement en pleine croissance, mais a également pu nous assurer qu’ils sont aussi déterminés que nous à livrer le système à temps et dans le respect du budget imparti.”
