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CELCAT Timetabler CELCAT Timetabler 8 comprend des améliorations au niveau des règles des groupes.

Des sous-groupes sont créés automatiquement à partir d’un groupe parent conformément aux règles que vous aurez définies au préalable. Des étudiants du groupe parent sont ensuite affectés automatiquement à ces sous-groupes.

En règle générale, un groupe parent est un groupe d’étudiants inscrits à une matière ou à un module (ce dernier est un ensemble de matières). L’intégration des systèmes permet à CELCAT d’extraire du système de gestion de la scolarité les groupes inscrits à une matière ou à un module en tant que groupes parents. Ces données sont récupérées à intervalles réguliers et au fur et à mesure que les étudiants s’inscrivent, ils sont affectés aux groupes parents.

Les sous-groupes sont les groupes d’activités (activités telles que les cours magistraux, les TP, les TD, etc) qui ne concernent souvent que les emplois du temps.

Grace aux règles des groupes, ces sous-groupes peuvent être créés et gérés de façon automatique : un étudiant ajouté au groupe parent est alors automatiquement affecté à un des sous-groupes de différents types et devient donc membre d’un groupe d’activité, que ce soir un cours magistral, un TP, un TD, etc.

Si nécessaire (en général quand la taille cible d’un groupe d’activité a été atteinte), des sous-groupes supplémentaires sont créés automatiquement, ainsi que des modèles d’événements supplémentaires ; ces derniers seront prêts à être planifiés par les gestionnaires d’emplois du temps.

Ces fonctionnalités concernant les règles des groupes existaient déjà mais les récentes versions deTimetabler 8 ont introduit un contrôle plus fin de l’adhésion aux sous-groupes.

Les utilisateurs peuvent désormais spécifier davantage de critères concernant la façon dont les étudiants sont distribués parmi les groupes. Par exemple, les styles de remplissage des groupes ‘Manuel’, ‘Champs personnalisés (similarité ou différence)’ et ‘Aléatoire’ ont été récemment ajoutés.

Le style de remplissage appelé ‘Champs personnalisés’ repartit les étudiants parmi les sous-groupes en fonction du contenu du champ personnalisé sélectionné des étudiants. Par exemple, chaque étudiant sera affecté au sous-groupe contenant le plus grand nombre d’étudiants dont le contenu du champ personnalisé spécifié est similaire tant qu’il y a de la place. Vous pourrez vous servir de cette méthode pour grouper des étudiants en fonction de critères. Un exemple serait de grouper les étudiants de niveau avancé ensemble pour une activité - vous utilisez pour cela le style de remplissage ‘Champ personnalisé (similarité)’. Si au contraire vous souhaitez que les étudiants de niveau avancé soient répartis uniformément sur les différents sous-groupes, vous utiliserez le style de remplissage ‘Champ personnalisé (différence)’.

Si vous souhaitez vous assurer qu’il n’y a pas de problème au niveau des groupes dans l’emploi du temps, il suffit de démarrer la vérification des règles des groupes – vous obtiendrez alors une liste de groupes qui enfreignent ces règles, une liste d’étudiants pas encore affectés à un sous-groupe ou une liste de sous-groupes encore vides ou sans événements.

Si votre rôle est de gérer et valider les groupes d’activités, ces améliorations vous feront gagner un temps considérable.

Vous préférerez peut-être laisser les étudiants choisir eux-mêmes leurs groupes d’activités grâce à l’outil Inscription aux groupes d’activités du portail en libre-service de CELCAT – ce sujet sera abordé dans un prochain blog.