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Le contexte

L’université de West of Scotland a plus de 120 ans et est l’une des universités les plus innovantes d’Ecosse. En 2019, elle a été classée parmi les 500 meilleures universités du monde par le Times Higher Education. Dotée d’un bon classement pour la qualité de l’enseignement et l’expérience des étudiants, elle propose des cursus variés, de l’ingénierie aux soins infirmiers.

L’université est répartie sur 4 campus situés dans l’ouest de l’Ecosse – Paisley, Lanarkshire, Dumfries et Ayr et a également un campus à Londres. Le nouveau campus, Lanarkshire, dont le coût s’est élevé à £110 millions, est très innovant et dynamique ; la quasi-totalité de ses espaces d’enseignement ont un design collaboratif. Le campus reflète l’adoption de méthodes d’apprentissage et d’enseignement plus efficaces et puissants que les méthodes traditionnelles.

Le personnel et les étudiants sont ainsi immergés dans l’expérience de l’enseignement, mais quel défi pour les gestionnaires d’emplois du temps ! Avec 17 000 étudiants et 1 500 membres du personnel, l’équipe devait absolument être en mesure de relever le défi.

La difficulté

Même si les réservations ponctuelles sont restreintes aux événements hors enseignement, la gestion des demandes de réservation prenait beaucoup de temps. L’équipe de gestion des emplois du temps devait traiter les demandes soumises sur trois boites de réception générales et des boites de réception spécifiques aux laboratoires spécialisés. L’équipe gérait manuellement 10 000 demandes par an et y consacrait l’équivalent de 60 jours de travail.

La solution

Il ne s’agissait pas simplement d’implémenter un nouveau logiciel. Nous avons commencé par les donnes brutes. Sont-elles propres ? Sont-elles claires pour les utilisateurs finaux ? Une simple analyse a conduit à une restructuration importante des données sur les salles dans CELCAT Timetabler. Les noms des salles ont été mis à jour, les types de salles simplifiés et condensés et le matériel a été réorganisé. Les catégories d’événements ont été également restructurées, les départements ont été condensés et réorganisés. La façon de gérer les emails a été améliorée. C’est suite à ces étapes que CELCAT Room Booker a été lancé.

Le travail sur les données concernant les salles a permis aux utilisateurs de repérer plus facilement le type de salle qu’ils cherchaient et de rendre les résultats du Conseiller des salles plus clairs. Le fait de grouper les catégories d’événements a permis de restreindre les catégories d’événements des matières à l’enseignement des matières. D’autres groupes de catégories d’événements ont été créés pour les périodes durant lesquelles le personnel n’est pas disponible ou ne travaille pas.

CELCAT Room Booker a été lancé le 14 janvier 2019 après avoir été testé par 14 membres du personnel. Les salles d’enseignement de grande taille, les espaces dédiés aux événements et les salles de visioconférence n’ont pas été inclus dans le réglage du Room Booker. Il a été décidé que les demandes de réservation ne pouvaient être soumises plus de 45 jours à l’avance et que les salles réservées ne pouvaient avoir une capacite inférieure à 75% de la capacité requise. Des champs doivent être obligatoirement renseignés : capacité, titre de la réservation, email du demandeur, département de l’événement et catégorie d’événement. Toutes les demandes arrivent dans une boite de réception centrale. Chaque école a son rôle Room Booker spécifique, qui lui donne accès a ses propres salles ainsi qu’aux salles générales.

Résultats

Au début, certains utilisateurs avaient du mal à suivre, en particulier ceux qui ne connaissaient pas bien CELCAT Timetabler. Ils ont dû s’habituer au fait d’afficher et d’annuler les réservations qui ne sont plus requises. Depuis son lancement, 2442 demandes de réservations ont été soumises en 3 mois, une moyenne de 40 par jour. 20 salles sont désormais réservables sur CELCAT au lieu de MS Outlook. Le fait que les salles soient gérées et réservées sur un seul système et que des rapports puissent être produits à partir d’un seul système est un avantage. L’équipe dispose également de plus de temps pour gérer les emplois du temps au lieu de le consacrer à la réservation de salles.