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Gérez-vous les emplois du temps (c.-à-d. décidez-vous des heures durant lesquelles se produisent des événements avant de leur affecter des salles), ou gérez-vous uniquement les salles (c.-à-d. trouvez-vous des salles pour les événements qui ont été planifiés par quelqu’un d’autre) ? Il est probable que votre rôle soit à l’intersection de ces deux descriptions. Il est important que vous (et tout autre membre de l’établissement) en compreniez bien la différence et saisissiez bien les limites, l’amplitude d’action, les responsabilités et l’autorité de chacun quand des créneaux horaires et des salles sont affectés aux événements dans l’emploi du temps.

Gérer les emplois du temps et gérer les salles sont souvent considérés comme étant la même chose par les étudiants, le personnel enseignant, le personnel administratif et, plus crucialement, par les responsables. Le terme ‘emploi du temps’ figure souvent dans la fonction de différents membres du personnel ou la description de différentes équipes, ce qui pourrait donner aux autres l’impression qu’il est de leur responsabilité de trouver des créneaux pour les événements, et donc qu’ils sont en mesure d’implémenter des projets visant à améliorer les emplois du temps des étudiants par exemple.

En tant que consultant, il m’est arrivé de découvrir que les équipes gérant les emplois du temps en réalité ne conçoivent pas les emplois du temps ! Bien souvent, leur rôle consiste à recueillir les emplois du temps produits par le personnel enseignant, à les saisir dans CELCAT puis à leur affecter des salles. Par la suite, ils apportent des modifications mineures aux emplois du temps et affectent des salles ponctuellement durant l’année universitaire, en réponse à des demandes soumises par le personnel enseignant. Cette approche ne pose évidemment pas de problème en soi et de nombreux établissements fonctionnent très efficacement sur ce modèle, mais uniquement lorsque tous savent que c’est ainsi que les choses fonctionnent.

Des problèmes peuvent survenir quand des responsables s’attendent à ce que l’équipe s’occupant des emplois du temps résolve des problèmes ou produise des rapports sur des aspects de l’emploi du temps ayant trait aux créneaux horaires des événements (charge de travail, séquencement, intervalles, heures de déjeuner, conflits, etc.) ; en même temps, des enseignants s’attendent à ce que les gestionnaires des emplois du temps trouvent des salles pour des événements se produisant à des heures qui sont fixes et inchangeables selon eux, ou à des heures qu’ils veulent à tout prix. Les gestionnaires des emplois du temps se trouvent donc écartelés au milieu, ne disposant pas de suffisamment de données sur les événements pour pouvoir produire des rapports ou changer les heures des événements sans certitude qu’aucun problème ou conflit n’en résulterait. D’un côté les responsables veulent pouvoir effectuer ces tâches ; d’un autre côté les enseignants sont mécontents de devoir fournir plus d’informations qu’auparavant (telles que les heures de travail stipulées dans un contrat par exemple), ou se sentent lésés par le fait qu’une personne dicte leur planning de travail sans prendre en compte les facteurs pédagogiques ou les besoins en personnel.

Il est donc capital pour le bien de tous que soit mise en place une politique à l’échelle de l’établissement, stipulant clairement qui fait quoi, avec des processus opérationnels précisant à quel stade le personnel enseignant et les gestionnaires de emplois du temps doivent intervenir et leurs responsabilités. Une telle politique supprimerait la confusion et les incertitudes parmi les gestionnaires des emplois du temps et le personnel enseignant. Elle veillera à ce que tout projet d’amélioration ou de modification des emplois du temps dispose du personnel approprié et prenne place sans imprévus.