Introduction

La pandémie a représenté pour l’Université de West of Scotland (UWS) l’opportunité d’utiliser pleinement les fonctionnalités du Portail en libre-service de CELCAT. Ce portail est devenu depuis un outil essentiel de la panoplie de l’équipe de gestion des emplois du temps.

UWS est une université de taille importante, moderne, répartie sur 4 campus, dont les origines remontent à 1897. Les campus de l’établissement se trouvent dans l’ouest et le sud-ouest de l’Ecosse ainsi qu’au centre de Londres.

L’établissement est fier de son enseignement axé sur la carrière des étudiants, sa recherche de pointe de renommée mondiale et sa vision internationale. Son approche avant-gardiste de la technologie et de l’innovation offre aux étudiants et aux entreprises une expérience hors-pair.

Défi

En raison de la limite imposée par le Gouvernement sur les interactions en présentiel, UWS a dû rechercher une solution qui remplacerait les réservations manuelles par le personnel administratif. Fort heureusement, avant même la pandémie, l’établissement avait commencé à mettre en place le Portail en libre-service de CELCAT et n’avait plus qu’à importer les identifiants des étudiants. Afin que les réservations de salles en ligne puissent être réalisées par ce portail, il était nécessaire d’adopter un système centralisé. Jusqu’alors, les réservations de salles étaient réalisées manuellement dans le campus-même et il était donc difficile pour le personnel en télétravail de gérer rigoureusement le nombre de personnes présentes au sein de l’établissement. De plus, afin de respecter les règles de distanciation sociale, il était particulièrement important de prendre en compte les heures d’entrée et de sortie des étudiants ainsi que les agencements de salles.

Solution

La pandémie a permis d’accélérer l’implémentation de la vision qu’avait UWS pour le Portail en libre-service de CELCAT et la plateforme fut lancée plus tôt que prévu initialement pour permettre de réserver des salles tout en réduisant les contacts en présentiel. La rapidité du déploiement témoigne non seulement de l’esprit d’initiative du personnel en charge des emplois du temps, mais également de la convivialité et de la facilité d’implémentation du Portail en libre-service.

Il a été décidé qu’une approche hybride de l’enseignement, mêlant les cours en distanciel et en présentiel, serait la meilleure solution. La centralisation de la réservation des salles a permis de réduire le nombre de personnes présentes au sein de l’établissement au strict nécessaire.

Des discussions ont pris place pour décider quels seront les bâtiments et sections qui deviendront disponibles pour les réservations en libre-service - des économies au niveau du chauffage, de l’éclairage et du nettoyage ont ainsi pu être réalisées.

Les utilisateurs sont convaincus que leur connaissance et leur expérience de CELCAT Room Booker a simplifié l’adoption du Portail en libre-service. De plus, ils ont remarqué à quel point il était facile de rendre des créneaux disponibles pour les réservations provenant des étudiants. La méthode de cliquer-déposer pour créer des rendez-vous était particulièrement appréciée, ainsi que la possibilité de connaître le nombre de places en fonction des différents agencements de salles. UWS a ajouté des liens personnalisés dans l’application pour faciliter la procédure de connexion. L’établissement a donné accès en lecture à l’application à certains membres du personnel afin que le nombre de personnes attendues sur le campus puisse être facilement déterminé.

Il était important d’ajouter des notes supplémentaires dans tous les enregistrements pour signaler le type d’espace disponible, dans quel campus les espaces se trouvent et leur emplacement exact au sein du campus. Ces informations auraient pu être importées mais UWS a décidé de les saisir manuellement afin de pouvoir s’assurer que les informations soient aussi claires que possible.

Pour informer les étudiants du lancement du nouveau système de réservation, UWS a publié une vidéo sur YouTube qui explique la procédure à suivre et mis à jour le lien « Lisez-moi » dans l’application pour diriger les utilisateurs vers la vidéo. Il s’est toutefois avéré que peu d’étudiants ont jugé nécessaire de consulter ces informations.

Au fur et à mesure que les restrictions étaient levées, UWS a dû modifier les créneaux et les disponibilités et utiliser les quotas d’utilisation équitable du Portail en libre-service. Ces quotas permettent de contrôler le nombre d’heures de réservation dont peut disposer un étudiant chaque semaine.

Résultats

  • La réservation des salles est désormais centralisée et le processus de réservation d’espaces dans les campus est désormais plus simple.
  • Les étudiants se sont rapidement adaptés au nouveau système.
  • 3,364 réservations ont été effectuées sur les 6 premiers mois suivant le déploiement.

Solutions utilisées