Contexte

L’UAL est le plus grand centre dédié à l’enseignement de l’art, du design, de la mode, de la communication et des arts du spectacle en Europe. Il compte 18 000 étudiants et 6 000 membres du personnel.

L’université rassemble six des établissements d’enseignement de l’art et du design parmi les plus éminents au monde, répartis sur 17 sites :

  • Camberwell College of Arts
  • Chelsea College of Art and Design
  • London College of Communication
  • London College of Fashion
  • Wimbledon College of Art
  • Central Saint Martins College of Art and Design 

Résumé du projet

En 2009, l’UAL constate la présence de lacunes importantes au niveau des systèmes utilisés pour gérer les emplois du temps et réserver les salles. A l’époque, l’UAL n’avait pas une approche uniforme des activités de gestion des emplois du temps. Chaque établissement avait développé sa propre façon de gérer les emplois du temps, avec des logiciels et des processus différents. La diversité des approches engendrait des retards dans la distribution des emplois du temps et l’établissement recourait à des mécanismes inefficaces pour notifier les personnes concernées par des changements apportés au niveau des emplois du temps.

Parmi les cinq priorités identifiées par le syndicat des étudiants, deux concernaient les emplois du temps :

Priorité 2 – des emplois du temps qui soient disponibles avant le début du semestre

Priorité 5 – des emplois du temps qui soient corrects

Les emplois du temps étaient souvent distribués après le début du semestre, sur papier ou autres méthodes 2D, sans moyen de signaler des ajouts, des changements ou des annulations.

Il était difficile d’analyser l’utilisation des espaces et de développer une stratégie en réponse.

Afin d’améliorer l’efficacité des emplois du temps et la communication avec les étudiants et le personnel, il a été proposé que l’établissement implémente une solution logicielle unique.

Les objectifs suivants, auxquels le système de gestion des emplois du temps et de réservation des salles à adopter devait répondre, ont été identifiés :

  • Démarrage de la phase initiale du projet à partir de l’automne 2012, avec implémentation effective sur tous les sites participants en septembre 2013.
  • Interfaçage avec le système de gestion des identités afin de fournir des flux à partir d’Agresso QLS, de MidlandHR iTrent et d’accessplanit Course Manager.
  • Interfaçage avec le serveur MS Exchange de l’UAL avec sorties à destination de OWA et Outlook.  
  • Interfaçage avec le portail Moodle des étudiants et du personnel de l’UAL. 

Solution

Suite à un processus d’appel d’offres rigoureux et grâce aux succès de l’implémentation de CELCAT au sein de Central Saint Martins quelques années auparavant, la solution CELCAT a été retenue.

Les consultants techniques de CELCAT ont tenu des ateliers pour évaluer le travail d’intégration avec le système de gestion des identités et ont recommandé l’installation de CELCAT Systems Integration Manager (SIM) pour planifier des importations à intervalles fréquents des données vers la base de données de CELCAT.

La structure et la nomenclature des données ont été définis pour répondre aux besoins spécifiques de chacun des six établissements. Par exemple, les besoins de Central Saint Martin étaient assez complexes car à l’époque, le processus de gestion des emplois du temps était réparti sur 50 utilisateurs disposant de droits de modification. Ils devaient tous pouvoir utiliser le système et avaient accès uniquement aux ressources spécifiques à leurs cours. Ces exigences pouvaient être respectées en utilisant CELCAT Timetabler car la suite logicielle permet de configurer finement les droits d’accès des différents utilisateurs.

Le fait que les informations sur les emplois du temps devaient être publiées graduellement rendait la tâche plus complexe. Les étudiants préinscrits sans ID d’utilisateur Moodle de l’UAL pouvaient consulter un emploi du temps général, comportant peu d’informations. Les étudiants pleinement inscrits pouvaient de plus avoir accès à leurs emplois du temps personnalisés, comprenant des informations détaillées.

Pour atteindre cet objectif, CELCAT a implémenté deux de ses solutions : CELCAT Web Publisher et CELCAT Calendar. CELCAT Web Publisher est utilisé pour publier les emplois du temps des cours en général ; il comprend un index permettant aux étudiants préinscrits d’effectuer des recherches. CELCAT Calendar est utilisé pour permettre aux étudiants pleinement inscrits de consulter leurs emplois du temps individuels sous forme de calendrier internet.

De plus, parce que l’établissement a considéré que la plupart des étudiants préféreraient l’approche flexible offerte par CELCAT iCalendar Feed, ce dernier a été installé pour publier des flux sur les événements des emplois du temps individuels du personnel et des étudiants. Les destinataires de ces flux peuvent utiliser l’application de calendrier internet de leur choix (Google, Outlook, Apple Calendar, etc). Les étudiants sont notifiés de l’existence de leur propre calendrier internet automatiquement. De plus, un site web d’abonnement accessible de la page Moodle de l’établissement permet au personnel et aux étudiants de récupérer leurs calendriers internet s’ils le souhaitent.

Plus récemment, l’UAL a implémenté CELCAT Notification Service qui déclenche l’envoi d’email et/ou de SMS automatiques aux personnes concernées par les modifications apportées aux emplois du temps (telles qu’un changement de salle par exemple). L’UAL a lui-même introduit un outil permettant aux étudiants de souscrire à ces notifications et de choisir leur méthode de communication préférée. 

Avantages

L’introduction de CELCAT au sein de l’UAL s’est avéré être un succès sans équivoque.

L’établissement est désormais en mesure de publier les informations sur les emplois du temps plus tôt que les années précédentes, grâce au fait que l’emploi du temps soit en grande partie calqué sur celui de l’année précédente et que les données soient disponibles plus rapidement.

Les étudiants préinscrits sont en mesure de consulter les emplois du temps des cours pour les aider à mieux organiser leurs activités au sein comme en dehors de l’établissement.

Les étudiants pleinement inscrits peuvent avoir accès à leurs emplois du temps en temps réel à partir de leurs appareils portables et peuvent les consulter hors ligne grâce au service iCalendar Feed. L’UAL a constaté un taux d’adoption impressionnant de CELCAT iCalendar Feed grâce à l’outil de suivi incorporé - dès la première année de son utilisation, plus de 14 000 abonnements ont été souscrits (13 000 d’entre eux par des étudiants).

L’UAL a eu le plaisir de constater que ses efforts ont contribué à l’amélioration de l’expérience des étudiants.

Ces services au bénéfice du personnel et des étudiants ont souligné la nécessité de produire des emplois du temps qui soient corrects. L’intégration avec les systèmes de l’UAL a eu pour résultat la mise à disposition de données validées aux différents établissements, l’élimination des erreurs de saisies de données et une meilleure maîtrise du processus de gestion des emplois du temps.

L’établissement n’utilise désormais plus différents systèmes disparates - le système CELCAT est administré au niveau central par le bureau des systèmes de la direction générale des services et le bureau de la scolarité. Avec le concours des supports techniques de CELCAT, ils veillent à ce que les mise à jour soient opérationnelles et les demandes soient suivies jusqu’à ce qu’elles soient résolues conformément aux SLA en place.

Produits et services utilisés

CELCAT Timetabler : applications clientes Windows principales

CELCAT Room Booker Live : application web permettant au personnel de trouver des salles adéquates disponibles

CELCAT Web Publisher : outil de configuration et service basés sur Windows permettant de publier automatiquement des emplois du temps web aux format HTML et PDF

CELCAT Calendar : appli web permettant d’afficher les emplois du temps sous forme de calendrier

CELCAT iCalendar Feed : outil de configuration et service basés sur Windows permettant de publier des flux de calendrier internet

CELCAT Notification : outil de configuration et service automatique basés sur Windows qui envoient des emails/SMS aux personnel/étudiants affectés par des modifications apportées aux événements

CELCAT Systems Integration Manager (SIM) : outil de configuration et service automatique basés sur Windows gérant l’intégration à :

  • UNIT4 Agresso QLS
  • MidlandHR iTrent
  • Accessplanit Course Manager (pour les cours de courte durée)