Contexte

Construit en 1970, l’IUT de Sceaux est une antenne de l’Université Paris-Sud. L’établissement propose des formations au niveau BAC+2 dans le domaine de la gestion, du commerce et du management ainsi qu’au niveau BAC+3 avec des licences professionnelles dans le domaine des banques et assurances, de l’optique, du contrôle de gestion, des ressources humaines et de l’entrepreneuriat.

Résumé du projet 

Avant d’adopter la suite logicielle CELCAT, les gestionnaires de l’IUT de Sceaux élaboraient les emplois du temps sur papier. Au début des années 2000, l’établissement s’est mis en quête d’un outil qui lui permettrait d’améliorer ses méthodes de travail et de réduire le temps consacré aux tâches quotidiennes.

Pourquoi CELCAT ?

La personne chargée de trouver un nouvel outil pour l’assister dans la planification des emplois du temps à l’époque hésitait alors entre CELCAT et l’un de ses concurrents. C’est la suite logicielle CELCAT qui a été choisie en raison de son interface conviviale, ses nombreuses options et sa puissance. Client depuis maintenant plus de 10 ans, l’IUT de Sceaux est toujours satisfait de CELCAT.

La mise en place de CELCAT

CELCAT a initialement été installé en 2004 à l’UFR des Sciences, un autre établissement de l’Université Paris-Sud. C’est en 2005 que l’IUT de Sceaux (appelé alors ‘UFR Droit Economie Gestion’) commence à utiliser CELCAT. Ayant été formé par nos équipes, la gestionnaire des emplois du temps a ensuite assuré elle-même la formation du personnel sur la suite logicielle. L’utilisation de CELCAT est vite devenue populaire au sein de l’établissement. Suite au départ de cette employée, l’activité a regrettablement été ralentie et les capacités du logiciel moins bien exploitées.

L’accompagnement

“Malgré la distance physique qui nous sépare de l’entreprise CELCAT, nous sommes satisfaits de la réactivité de leurs équipes. Nous avons des échanges réguliers, par téléphone et visioconférences. L’entreprise répond à nos besoins et nos attentes sont traitées rapidement.”

Responsable Administrative

De retour dans l’établissement, la gestionnaire à l’initiative de la mise en place CELCAT à l’IUT de Sceaux s’est donné pour mission de repopulariser la suite logicielle en implémentant de nouvelles stratégies dans son département, avec le soutien de l’équipe CELCAT. De bonnes pratiques concernant CELCAT ont été instaurées et l’établissement veille à ce que les utilisateurs soient à l’aise avec les interfaces les concernant. Un référent CELCAT a également été désigné au sein de l’établissement. Afin de promouvoir l’utilisation de CELCAT, il centralise les informations, émet des rapports, gère les registres de présence et édite les emplois du temps.

“La philosophie de l’établissement est : chacun doit connaitre le travail de l’autre. Elle est rendue plus facilement applicable grâce à CELCAT, qui nous permet de centraliser les informations de notre établissement.”

Responsable CELCAT

Les autres établissements de l’université Paris-Sud qui ont adopté CELCAT utilisent la suite logicielle différemment. Ayant leurs propres bases de données avec leurs départements, leurs groupes et autres ressources, ils bénéficient d’une autonomie totale, sans interférence dans le travail des autres.

Résultats

Grâce à CELCAT, l’IUT de sceaux est en mesure de :

  • Gagner du temps dans la création des emplois du temps
  • Centraliser tous les emplois du temps
  • Maximiser l’utilisation des salles
  • Optimiser la gestion des ressources
  • Produire des statistiques rapidement
  • Publier ses emplois du temps facilement par l’application Calendar
  • Assurer le suivi de l’assiduité des étudiants

Projet à venir

En collaboration avec l’équipe de consultants CELCAT, l’IUT de Sceaux travaille sur la production de statistiques supplémentaires sur mesure.

L’établissement compte installer la dernière version de CELCAT et attend avec impatience la sortie de CELCAT Timetabler 10, la version Cloud du logiciel.