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Pour l’équipe gérant les emplois du temps, ne pas savoir si les salles réservées ont été utilisées ou pas engendre un sentiment de frustration. De nombreux établissements constatent que des salles réservées ne sont pas utilisées. Si on ne sait pas quel membre du personnel ou quel étudiant a réservé une salle, il est difficile de savoir qui est le coupable.

Je crois que la raison principale pour laquelle des salles sont réservées mais ne sont pas utilisées est le fait que des logiciels de réservation de salles n’offrent pas un moyen facilement accessible d’annuler les réservations.

C’est pour cette raison que CELCAT a développé l’appli Web mobile Portail de réservation de salles en libre-service qui permet d’annuler les réservations.

Pour les utilisateurs qui ont pour habitude de réserver des salles et de ne pas annuler leurs réservations lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, nous avons ajouté une fonctionnalité qui leur demande de reconfirmer leur réservation avant la date pour laquelle elle a été effectuée. Si l’utilisateur ne reconfirme pas mais n’annule pas non plus la réservation, le système peut l’annuler automatiquement et libérer la salle.

Une solution simple et très efficace!

Toutefois, vous penserez peut-être que les annulations de dernière minute peuvent avoir un impact négatif sur l’utilisation des espaces. Par exemple, quelle est la probabilité qu’une salle dont la réservation a été annulée puisse être réaffectée? Il serait intéressant de le savoir. Dans le cas des annulations de dernière minute, la probabilité est vraisemblablement très faible.

Sur le plan de l’utilisation, serait-il mieux d’avoir un événement “fantôme” plutôt qu’aucun événement? Non bien sûr, car les emplois du temps devraient être le reflet exact de l’utilisation des espaces, que cette utilisation paraisse bonne ou mauvaise. Toutefois, je suis amené à me demander si les annulations, en particulier celles de dernière minute, devraient être incluses dans les prévisions concernant l’utilisation des salles. A l’heure actuelle, dans CELCAT elles ne sont pas incluses parce qu’événement annulé est supprimé.

Il est probable que les salles pour lesquelles l’annulation par le réservataire est très approprié sont celles faisant l’objet d’une forte demande, qui ont le plus de chances d’être réservées de nouveau dès qu’une annulation de réservation a lieu.

Dans tous les cas, l’établissement peut repérer les réservations de salles qui ne sont pas utilisées car même si l’événement est supprimé, dans CELCAT l’annulation de la salle concernée peut être conservée et incluse dans un rapport.