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Nous avons récemment organisé un webinaire technique sur notre outil d’intégration SIM. J’aimerais partager avec vous quelques informations sur des fonctionnalités que nous n’avons malheureusement pas eu le temps d’aborder. 

CELCAT vous permet de gérer les emplois du temps mais également d’assurer le suivi de l’assiduité des étudiants grâce aux registres de présence. Les registres sont produits suite à un processus qui implique plus que la simple production d’un emploi du temps. Non seulement vous souhaitez savoir où une classe a lieu, qui l’enseignera et de quelle matière il s’agit, vous devez également savoir quel groupe d’étudiants y assistera. Or, il peut être difficile de savoir qui assiste à une classe. Par exemple, supposons que le mardi après-midi, 50 étudiants inscrits au cours de Maths 101 doivent assister à la classe ; or, on ne peut avoir plus de 30 étudiants par classe. On divise donc le groupe en 2 sous-groupes. Cela parait facile, mais une autre question se pose – comment réaliserons-nous cette division ? De façon aléatoire ? D’autres facteurs doivent peut-être être pris en considération, par exemple le fait Pierre ne s’entende pas avec Jean et ces étudiants ne doivent pas se trouver dans même groupe. De plus, la deuxième classe ne peut avoir lieu sur le même créneau que la première, dans la même salle et avec le même enseignant. Une autre question s’impose - quels sont les étudiants qui sont libres et pourraient y assister ? La liste des questions peut ainsi s'avérer longue. 

Même lorsque nous savons qui fait partie du groupe du mardi après-midi et qu’on dispose d’un registre de présence contenant les noms des étudiants, des changements peuvent se produire par la suite. Par exemple, imaginons que Pierre et Jean se soient réconciliés et souhaitent désormais être dans la même classe, alors que Sarah ne peut plus assister à cette classe-ci et doit en intégrer une autre, etc. 

Comment donc assurer le suivi de ces changements ? Certains penseront que ce suivi est inutile et que ce qui compte est que le registre de présence soit correct. Si en effet tout ce qui nous intéresse est de savoir que chaque étudiant a bien assisté à sa classe de Maths 101, il ne serait pas forcément nécessaire de savoir dans quel groupe chaque étudiant se trouve. 

Mais qu’en est-il si cette information est importante, et on doit savoir que Pierre est revenu au premier groupe du mardi ? Et si 2 semaines après, il retourne de nouveau à l’autre groupe ? Peut-être souhaiteriez-vous comparer la rétention et la performance des étudiants dans chaque groupe, plutôt que pour la matière Maths 101 en général ? Vous avez peut-être de nombreuses raisons pour lesquelles conserver les informations sur ces changements pourrait être important. 

Supposons que nous enregistrions ces changements – en quoi est-ce utile pour les registres de présence ? Normalement, les changements concernant les membres d’un registre sont gérés chaque semaine, au fur et à mesure qu’ils se produisent. Mais si vous disposez de ces données sur les changements, vous pouvez utiliser SIM pour les transmettre à CELCAT directement et SIM conservera un enregistrement de l’appartenance des étudiants aux groupes. Par exemple, si Pierre est dans le groupe B, puis est transféré au groupe A puis retourne au groupe B, SIM enregistrera les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent et mettra à jour les registres de présence. Il maintiendra également un historique de ces modifications. 

La question de l’historique est importante. Si on reprend l’exemple de Pierre retournant au groupe A, dans de nombreux systèmes de gestion de la scolarité, ce groupe remplacera celui qui se trouvait dans l’enregistrement et aucun historique ne sera conservé. Toutefois, dans SIM, vous trouverez l’historique juste à côté du registre. 

Cette fonctionnalité est appelée Inscriptions de SIM. Ce thème sera abordé lors de notre prochain webinaire technique.