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Pour aider les établissements à faire face au défi que représente la mise en place de cours en ligne en réponse à la pandémie de Covid-19, la société CELCAT a annoncé qu’elle envisageait d’intégrerTimetabler avec des systèmes de visioconférence. Cette annonce a suscité de nombreuses questions et cet article a été rédigé dans le but d’y répondre.

Pour commencer, nous nous concentrerons sur l’intégration avec l’outil Microsoft Teams. D’autres outils, tels que Zoom, seront par la suite considérés. Nous sommes heureux de vous informer que le projet avance bien - une application preuve de concept intégrée avec Microsoft Teams pour générer des liens vers des réunions a été développée et constituera le noyau d’un produit fini.

Pour développer le produit tout en assurant la continuité du support auprès de nos clients, les décisions suivantes ont été prises concernant sa conception :–

• La nouvelle application sera un produit autonome qui communiquera directement avec la base de données, sans devoir compter sur CELCAT Timetabler Server. Nos clients utilisant CELCAT Timetabler v8.0 et versions ultérieures n’auront donc pas besoin de mettre à jour leur installation CELCAT
• L’application est conçue de sorte qu’elle génèrera automatiquement des liens vers des réunions en ligne à partir de la plateforme Microsoft (MS). Chaque URL sera ajoutée au champ Remarques de l’événement concerné
• C’est dans le champ Remarques des événements que figurera le lien car ce champ est d’une longueur illimitée. Les champs personnalisés n’ont pu être considérés car leur longueur est limitée alors que les liens vers des réunions MS Teams sont relativement longs. En outre, le fait que les établissements n’auront pas besoin de mettre à niveau leur base de données avant de pouvoir utiliser ce nouvel outil a également aiguillé ce choix.
• Tout lien MS teams dans le champ Remarques des événements deviendra un hyperlien cliquable lorsque les événements sont publiés par une application de publication de CELCAT, qu’il s’agisse de Calendar 2 ou 3, d’AutoCal Ex, d’iCalendar Feed (avec Outlook) ou du Portail en libre-service.
• Pour que vous puissiez choisir les événements qui devront inclure un lien vers une réunion, nous avons décidé d’utiliser l’Assistant Événements. Vous pourrez y spécifier les types d’événements ou les matières pour lesquels ces liens seront générés par lots. Cet Assistant a été choisi car il vous permet de sélectionner et de filtrer ces événements finement et de les placer dans une réserve d’événements.

Pour vous donner une idée de la façon dont fonctionnera ce nouvel outil, vous trouverez ci-dessous un flux de travail type:

• Étape 1 - Les utilisateurs de Timetabler Client recourent aux opérations de l’Assistant Événements ou de la réserve d’événements prises en charge par la grille pour placer les événements pour lesquels ces liens doivent être générés dans une réserve d’événements.

Remarque: Les utilisateurs de Timetabler pourront utiliser les opérations habituelles de la Réserve d’événements.

• Étape 2 - L’application se connecte ensuite à ces réserves d’événements pour générer un lien pour chaque événement qui s’y trouve puis ajoute l’URL au champ Remarques de l’événement concerné.

L’application est conçue en tant qu’application console exécutée en arrière-plan sur un serveur à l’aide du Planificateur de tâches de Windows. Les utilisateurs n’auront donc plus qu’à créer et peupler les réserves d’événements.

La manière dont les noms des réserves d’événements doivent être passés à l’application est encore en cours de réflexion.

L’achat d’une licence séparée sera nécessaire pour pouvoir utiliser ce produit de la suite CELCAT Timetabler

Notre objectif est de produire une version initiale prête à être testée en interne en juin et de rendre le produit disponible au plus tard en septembre. Nous avons encore du travail à faire et vous tiendrons au courant du développement et de la date de sortie du produit.