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Utiliser la planification automatique pour l'affectation des salles uniquement 

La planification automatique des cours est une tâche complexe. Ce processus implique souvent un travail considérable de gestion de projet ainsi que des changements de modes opératoires importants concernant tous les aspects de la planification de l’emploi du temps. Réussir une telle mise en place peut donc potentiellement prendre quelques années. 

Toutefois, il est souvent possible de diviser la gestion des emplois du temps en 2 étapes – la planification des cours tout d’abord (c.-à-d. sélectionner des heures pour les événements d’enseignement) suivie de l’affectation des salles (c.-à-d. trouver des salles disponibles adéquates pour les événements préplanifiés). Ces deux étapes peuvent par moment se chevaucher ou passer par des séries d’allers-retours, comme par exemple si des événements pour lesquels il n’est pas possible de trouver des salles doivent être replanifiés, ou si des événements devant se produire dans des salles spécialisées, telles que des laboratoires de chimie, ne peuvent avoir lieu que dans des créneaux spécifiques. Ces cas sont en général relativement peu fréquents et planifier en tenant compte du manque de salles ou de salles spécialisées fait souvent déjà partie du processus même de planification des cours. 

 

De nombreux établissements utilisent ce modèle dans lequel la planification des cours est une tâche distribuée effectuée par les enseignants et le personnel administratif à qui il est demandé de finaliser un emploi du temps avant une date butoir. Après cette date, l’emploi du temps est envoyé à d’autres employés de l’établissement (souvent les gestionnaires des espaces et des équipements) qui auront pour tâche de trouver des salles pour tous les événements de l’emploi du temps. Ils peuvent repérer des périodes d’engorgement ou d’autres problèmes qui seront communiqués aux personnes chargées de l’étape de planification pour trouver une solution. 

De tels modèles peuvent évoluer parce qu’il pourrait y avoir différents niveaux de complexité entre les deux étapes. Par exemple, imaginez qu’un événement, un TD pour la matière Biochimie 2, soit soumis aux contraintes de planification des cours suivantes : 

• Il doit être enseigné par un membre spécifique du personnel à mi-temps qui ne travaille pas le mercredi ni le vendredi.  
• Il doit avoir lieu au moins 48 heures après le TP associé (pour discuter des résultats des cultures bactériologiques dans les boîtes de Petri). 
• Certains étudiants du groupe sont en stage tous les lundis matin dans un laboratoire privé trop éloigné pour qu’ils puissent se rendre dans l’établissement le lundi après-midi. 
• L’événement ne peut avoir lieu en même temps que 55 autres événements auxquels certains des étudiants doivent également assister, événements qui sont eux-mêmes soumis à des contraintes de planification.  
• Les étudiants et le personnel doivent avoir une pause après 4 heures d’enseignement continu, ou au moins une pause de 30 minutes entre 12h00 et 14h00. 
• Une règle dicte que le groupe ayant assisté au cours magistral pour la matière doit être divisé en 2 sous-groupes pour les TD. Ces 2 TD doivent avoir lieu en même temps, avec un enseignant différent pour chaque TD, ces enseignants ayant eux-mêmes des disponibilités et une charge d’enseignement dont il faudra tenir compte. De plus, les 2 enseignants intervertiront leurs groupes chaque semaine.  

L’équipe responsable de la sélection d’un créneau pour cet événement (donc en charge de la planification) devra tenir compte de toutes ces contraintes et pourrait passer de nombreuses heures de discussions et négociations pour finalement parvenir à affecter un créneau, comme par exemple le jeudi de 10h00 à 11h00. Si l’événement devait ensuite être déplacé pour une raison ou une autre, tout ce processus doit être de nouveau entrepris. Le temps et les efforts impliqués dans le travail de planification et de maintenance des événements, même pour un établissement de taille moyenne avec 5000 événements, peuvent être considérables et donnent une idée du gain de temps que pourrait offrir la planification automatique. 

À l’opposé de ce qui précède, les contraintes concernant l’affectation des salles pour cet événement sont bien souvent relativement simples, comme par exemple : 

• Une salle dotée d’un vidéoprojecteur, avec au moins 20 places, se situant dans le bâtiment des Sciences (ou aussi près que possible de ce bâtiment). 

Ces exemples sont tirés du monde réel et vous pouvez facilement imaginer la complexité du travail quand ce sont des dizaines de milliers d’événements qui doivent être planifiés. En plus de ces contraintes qu’on pourrait qualifier de dures, qui ne peuvent être ignorées pour obtenir un emploi du temps qui convienne, on trouve des contraintes qu’on pourrait qualifier de souples, qui sont simplement des préférences permettant d’améliorer la qualité de l’emploi du temps, comme par exemple grouper les heures d’enseignement pour que les enseignants et les étudiants puissent avoir des journées libres ou choisir des salles de sorte qu’ils aient moins de trajet à faire dans une même journée. 

Grâce à cette approche en 2 étapes, la complexité du travail de planification des cours est déléguée et distribuée aux départements (ou aux différents champs thématiques). Les myriades de contraintes et préférences locales sont alors traitées comme dans une ‘boîte noire’ de laquelle sortira un emploi du temps. Les inconvénients de cette approche dans laquelle la complexité est loin des yeux sont les disparités dans la qualité des emplois du temps des différents départements, la perte de temps, le risque que de mauvaises pratiques deviennent engrenées et non repérables, et l’impossibilité de produire des rapports exacts sur les emplois du temps au niveau de l’établissement entier et donc d’y apporter des changements. 

Automatiser le processus de planification des cours est un excellent moyen de tout mettre en lumière. Il nécessite d’identifier, de traduire et de saisir toutes ces contraintes sous forme de règles. Ce travail doit être réalisé par des utilisateurs qui seront formés et autorisés à évaluer et faire la différence entre les contraintes dures valides et les préférences. Ils devront également disposer du temps et des ressources nécessaires pour communiquer avec les nombreux enseignants (parfois des centaines) sur leurs besoins en ce qui concerne les emplois du temps de leurs matières mais également faire respecter les règles de gestion des emplois du temps en place, ou plus vraisemblablement, veiller à maintenir un équilibre entre ces deux éléments. Ces tâches ne peuvent être prises à la légère ni accomplies précipitamment. 

Le processus d’affectation de salles est relativement simple et autonome comparé au travail de planification des cours. La personne chargée d’affecter une salle à l’événement dans l’exemple mentionné plus haut n’aura pas besoin de savoir combien de temps prend la culture dans les boîtes de Petri, ni sur quels jours les enseignants travaillent, ni quelles sont les règles concernant les heures de pauses et les heures d’enseignement ni le fait que des étudiants soient loin du campus le lundi matin. Elle doit simplement trouver une salle disponible qui convienne à l’événement de 10h00 à 11h00 le jeudi. S’il n’y a pas de salle adéquate sur ce créneau, elle devra juste le signaler à l’équipe chargée de la planification des cours et une fois que cette équipe a proposé un nouveau créneau, effectuer une nouvelle recherche de salle. 

La nécessité d’optimiser l’utilisation des espaces a poussé de nombreux établissements à partager les salles entre différents départements, en fonction des besoins et des disponibilités, au lieu de restreindre certaines salles à un seul département. Les salles partagées pourraient être utilisées par tous les départements ou par des départements proches les uns des autres. Cette façon de procéder nécessite une gestion plus centralisée des salles pour assurer une utilisation équitable et la production de statistiques exactes. Bien souvent, c’est une équipe centrale qui est en charge de l’affectation des salles. Cette équipe est parfois également responsable de la planification des cours. 

Dans tous les cas, cette équipe pourrait tirer de nombreux avantages dans l’utilisation de l’outil d’affectation automatique des salles, qui requiert relativement peu de travail. En effet, la planification automatique de CELCAT vous permet de convertir un emploi du temps existant en une série de modèles et de contraintes. Ces modèles et contraintes peuvent ensuite être ajustés puis envoyés au moteur de planification automatique pour qu’il affecte automatiquement des salles uniquement, tout en laissant tous les événements planifiés manuellement tels quels. La planification automatique de CELCAT est très flexible et vous permet d’automatiser des jeux d’événements uniquement. Elle ne supprime pas le contrôle exercé par des humains sur l’emploi du temps. Elle affecte des salles aux événements dans un processus rapide par lots, en tenant compte de contraintes et de niveaux de priorités et vous pourrez toujours ensuite modifier les événements tout comme pour tout autre événement CELCAT – vous pourrez par exemple changer une salle manuellement ou en utilisant le Conseiller des salles. 

Vous en tirerez un gain de temps considérable. Un de nos clients parvient à affecter des salles partagées entre départements à 1 500 événements en moins d’une heure, alors que ce travail mobilisait toute une équipe pendant 2 semaines auparavant. En plus du gain de temps, les utilisateurs obtiennent de précieuses informations sous forme de rapports, peuvent repérer les périodes d’engorgement et essayer différents scenarios (« et si ?») pour mesurer l’effet qu’aurait l’ajout ou la suppression de salles dans l’établissement.  

Pour les établissements qui envisagent de passer entièrement à la planification automatique des emplois du temps, adopter uniquement l’affectation automatique des salles pour commencer peut être un bon moyen de s’acclimater à la planification automatique et convaincre les parties prenantes de sa valeur. Les utilisateurs pourront ainsi peu à peu améliorer leur connaissance du système et leur familiarité avec le logiciel et les concepts, réduisant ainsi la nécessité d’une formation complexe. Sur le plan de la gestion du risque, vous pourrez assez facilement utiliser la planification automatique en parallèle avec le processus habituel d’affectation manuelle de salles pour commencer. Vous pourrez ainsi comparer de façon objective les résultats avant de décider lequel de ces deux emplois du temps vous publierez.