Blogs

Des changements importants ont eu lieu au sein de notre établissement, London Film School, lors du premier trimestre de cette année universitaire, en raison de COVID-19. Nous devions assurer autant de classes que possible en ligne et seuls les cours pratiques essentiels pouvaient avoir lieu en présentiel. Nous étions soudain confrontés à des défis tels que veiller à ne pas programmer, pour les enseignants comme pour les étudiants, de cours en ligne le matin suivis de cours en présentiel l’après-midi, ce qui leur aurait imposé des déplacements hâtifs durant leur heure de déjeuner. Nous avons donc dû modifier le planning en conséquence. Une fois le planning ajusté, nous devions faciliter les classes en ligne. Zoom paraissait un bon choix mais en raison de la durée limitée des réunions de sa version gratuite et le nombre important de membres du personnel, nous avons opté pour Microsoft Teams. Nous avions adopté cet outil depuis quelques années mais devions réfléchir sur la meilleure façon de l’utiliser.

Afin de ne pas encombrer mon calendrier personnel de réunions créées pour les classes, nous avons assigné toutes les réunions à un compte administratif. Nous devions ensuite créer des liens Teams semaine après semaine pour chaque classe en ligne. Quand le trimestre a démarré, nous étions confrontés à quelques problèmes ; l’un d’eux était le fait que Teams et CELCAT peuplaient tous les deux le calendrier Outlook du personnel et des étudiants. Si nous déplacions un cours dans CELCAT, un nouvel événement était créé dans Outlook mais l’ancien événement n’était pas effacé dans Teams.

En outre, nous souhaitions éviter la corvée de devoir créer des liens Teams manuellement pour des centaines de classes et avons abordé cette question avec Tim, de chez CELCAT, pour voir s’ils pouvaient nous aider dans ce domaine.

CELCAT nous a présenté CELCAT VCIM, qui nous a permis de préparer le 2ème trimestre en quelques minutes au lieu de plusieurs jours ! Il nous suffit d’envoyer toutes les classes en ligne vers une réserve d’événements et des liens Teams sont d’un seul coup automatiquement affectés à des centaines de classes alors que cette tâche nous aurait normalement pris plusieurs jours. Cet outil a également résolu notre problème avec le calendrier Outlook puisque nous utilisons désormais uniquement CELCAT pour créer les liens Teams et non plus notre compte administratif. Si vous n’utilisez pas CELCAT VCIM pour vos cours en ligne, je vous le recommande 100%. L’équipe CELCAT était à disposition pour nous aider au cours des étapes initiales et a fourni un support technique le jour-même quand nous avons rencontré quelques difficultés mineures. Vous pouvez affecter des liens Teams à tous les événements, dans un champ en particulier, ou a un seul événement planifié peut-être tardivement. Nous sommes très reconnaissants envers CELCAT de nous avoir proposé cette solution durant une période particulièrement stressante.

-----

Pour plus d’informations sur VCIM, veuillez consulter la page Intégration de CELCAT Timetabler 8.