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J’ai récemment eu de nouveau des discussions concernant le suivi de l’assiduité des étudiants et plus spécifiquement, l’assistance que la technologie pourrait apporter dans ce domaine. Je souhaiterais rappeler à quel point il est important de comprendre pleinement le problème avant d’y investir votre argent car j’ai malheureusement vu de nombreuses tentatives échouer. 

Autrefois, un enseignant faisait l’appel et cochait tout simplement une feuille de présence. Ce processus avait lieu le matin puis après la pause-déjeuner. Cette méthode répondait bien aux besoins si les étudiants se trouvaient dans la même salle toute la journée et ne pouvaient “s’échapper” que pour la pause-déjeuner. 

Pour un établissement de plus grande taille, les étudiants se déplacent d’une salle à une autre, voire d’un site à un autre, tout au long de la journée. Il arrive que la présence des étudiants soit enregistrée quand ils arrivent le matin, mais il peut être ensuite difficile de savoir si les étudiants ont assisté à une des activités suivantes ou pas. 

De nos jours, il est encore plus important de savoir si un étudiant a assisté à une activité ou pas, pour les raisons suivantes : 

• Bourses : certaines bourses requièrent que l’assiduité de l’étudiant boursier soit enregistrée. 
• Compétences : certains diplômes ne sont accordés que si un certain nombre d’heures de présence peut être prouvé. 
• Bien-être : l’assiduité d’un étudiant peut être le reflet de son bien-être au sein de l’établissement. 

Vous aurez probablement d’autres raisons à ajouter à cette liste. 

Où est donc le problème et pourquoi est-ce que j’aborde de nouveau le sujet du suivi de l’assiduité ? 

Le processus permettant d’établir si un étudiant est bien présent à un moment donné, à l’endroit escompté, n’est toujours pas bien maitrisé en général. Plusieurs personnes m’ont même dit que leur établissement n’assure pas du tout le suivi de l’assiduité ; toutefois, il s’avère souvent qu’au fil de la discussion, elles se rendent compte qu’ils le font, mais de manière informelle et sporadique. D’autres me montrent la toute dernière technologie qu’ils ont adoptée, qui est censée “tout faire” mais présente tout de même des lacunes. 

Pourquoi le suivi de l’assiduité est-il si difficile à assurer ? Les raisons qu’on m’a données sont : 

• Le processus lui-même prend du temps. 
• Il interrompt les activités. 
• Il y a des choses plus importantes à faire, telles qu’enseigner ! 

• Il relève du choix des étudiants de venir ou pas en classe. 
• Les étudiants sont des adultes. 

La véritable raison, à mon sens, repose sur le fait qu’il n’a pas été expliqué clairement au personnel l’importance de ces données, quelles sont les options pour collecter ces données et qu’en réfléchissant ensemble, il est possible de repérer les lacunes et d’y trouver des solutions. 

J’ai appris à mes dépens qu’au lieu d’imposer l’utilisation de registres de présence pour chaque activité, il valait mieux entamer le dialogue avec différents membres du personnel de l’établissement et identifier ensemble précisément quelles sont les difficultés. Je pensais auparavant que fournir des registres de présence électroniques représentait la solution mais le personnel a signalé les écueils suivants entre autres : 

• Je ne reconnais pas les étudiants ou je n’aime pas faire l’appel du fait de l’interruption sur les activités en classe. 

• Je n’ai pas le temps de faire l’appel si je n’ai qu’un TP d’une heure. 
• Comment pourrais-je utiliser un registre dans un champ sans signal téléphone portable ? 
• J’utilise mes propres registres de présence sur papier. 

De nombreuses autres raisons m’ont été données. Considérons maintenant les solutions possibles aux problèmes mentionnés ci-dessus :  

• Ajouter des photos aux registres pour que les enseignants puissent reconnaitre les étudiants. 

• Un membre du personnel administratif pourrait apporter son aide.  
• Créer un registre de présence imprimable qui peut être emporter à l’extérieur puis charger les données plus tard. 
• Expliquer pourquoi ces registres de présence sur papier ne suffisent pas. 

Il s’agit d’un travail de longue haleine mais il en vaut la peine. Peut-être finirez-nous par introduire de nouvelles technologies progressivement, tels que des lecteurs portables pour collecter les données sur l’assiduité pour les activités hors de l’établissement ou des solutions de reporting. Vous déciderez peut-être de faire des essais avec des cartes à puce et smartphones, d’adopter des approches hybrides et nous pourrons maintenir le dialogue avec vous pendant et après cette période de changement. 

Trouverons-nous immédiatement une solution parfaite ? Non, mais si des problèmes apparaissent, en gardant l’esprit ouvert et en poursuivant le dialogue, nous pourrons veiller à ce que vous receviez de l’aide quand surgissent des problèmes. Nous restons à l’affût des technologies émergente et pourrons explorer leur utilisation avec vous. 

Avant donc de vous pencher sur des solutions couteuses et compliquées, nous vous suggérons de nous contacter – nous pourrons entamer le dialogue avec votre équipe et examiner ensemble les solutions disponibles de sorte que, si vous décidez de mettre en place une nouveauté, nous y œuvrions ensemble.