Contexte

L’Université de Suffolk était appelée University Campus Suffolk lorsqu’elle fut établie en 2007. En août 2016, elle devient officiellement l’Université de Suffolk.

L’Université se trouve à Ispwich, en Angleterre, et a des établissements partenaires dans la région. Elle compte six écoles universitaires.

Résumé du projet

En septembre 2014, le Comite Exécutif autorise l’implémentation d‘un logiciel spécialisé dans la gestion des emplois du temps à l’université de Suffolk. Jusqu’alors, le SI de gestion des étudiants SITS était utilisé pour enregistrer les événements qui étaient manuellement planifiés par différentes équipes de l’établissement, sans collaboration entre elles. Une équipe spécialisée s’occupait de l’affectation des salles.

Un comité de projet et un groupe de travail constitués de représentants de toute l’Université furent établis afin de définir les objectifs stratégiques et opérationnels du projet.

Le but principal du projet était d’implémenter un logiciel spécialisé dans la gestion des emplois du temps. Vecteur de changement de culture dans le domaine de la gestion des emplois du temps, il devrait permettre d’améliorer l’efficacité des processus et le taux d’utilisation des espaces au sein de l’université, qui était alors d’environ 21%.

Les objectifs principaux étaient :

  • d’améliorer l’utilisation des espaces ;
  • d’opérer une réduction d’ensemble des espaces d’enseignement afin de réaliser des économies ;
  • d’implémenter un système de gestion des emplois du temps qui affecterait automatiquement les salles ;
  • de synchroniser autant que possible les activités d’enseignement et activités afférentes entre le système de gestion des emplois du temps et Microsoft Exchange (ou autres plateformes équivalentes prenant en charge les technologies mobiles) afin d’éviter toute duplication.

Solution

La conception du système a été achevée mi-novembre 2015, intégration comprise. Elle a été suivie d’une période intensive de formation de l’équipe de gestion des emplois du temps sur CELCAT Automation (planification automatique des emplois du temps) durant le premier trimestre 2016.

CELCAT a travaillé avec l’équipe de gestion des informations pour réaliser l’intégration avec les systèmes suivants :

  • Tribal SITS (SI de gestion des étudiants)
  • Omnivex, logiciel de signalisation numérique
  • Flux prenant en charge iCal, application de fournisseur
  • Microsoft Exchange, de sorte que les emplois du temps figurent dans le calendrier
  • Telepen, assurant le suivi de l’assiduité
  • OASIS (l’implémentation de Tribal eVision de l’établissement) avec accès aux emplois du temps des cours
  • SQL Server Reporting Services, reporting opérationnel
  • Active Directory, vérifiant le statut des étudiants
  • Northgate Resource Link, le SI de gestion du personnel

Un pilote et la participation des membres du groupe de travail, comprenant des représentants des étudiants et du corps enseignant, ont permis de réaliser des essais d’acceptation des utilisateurs.

Les données de l’emploi du temps 2016/17 ont été reçues avant fin mars 2016 et comprenaient des événements à heures fixes (45%), des événements à heures semi-fixes (10%) et des événements sans heures spécifiées (45%) prêts à être traités par la planification automatique. CELCAT Automation a été également utilisé pour affecter les salles de façon automatique.

Même si les délais étaient courts, l’Université a réussi à produire un premier brouillon de l’emploi du temps pour les enseignants avec CELCAT Automation avant début mai et des emplois du temps des cours pour les étudiants avant fin mai.

Des emplois du temps personnalisés pour les étudiants ont été publiés et rendus disponibles en ligne avant fin juin 2016. En raison de la migration de MS Exchange vers Office 365, qui a entrainé l’existence de calendriers hybrides, la synchronisation avec les calendriers personnels a été réalisée plus tard, en août 2016.

L’application conviviale CELCAT Room Booker a été introduite en septembre 2016 – elle permet aux membres du personnel de rechercher des salles disponibles et répondant à leurs besoins pour utilisation ponctuelle.

Avantages

Utilisation des espaces – amélioration de 21% à 32%

Au début du projet, le taux d’utilisation des espaces était de 21%. En utilisant CELCAT Automation efficacement, le taux d’utilisation des espaces d’enseignement pour le 1er semestre 2016/17 est passé à 32%. Le taux d’utilisation prévu pour l’année, basé sur l’utilisation des salles affectées par rapport à la taille des groupes, était également de 32%. Cette augmentation représente une amélioration de 52% depuis le début du projet.

CELCAT Automation a également permis à l’Université de réduire les espaces d’enseignement du campus. Le bâtiment East Building n’est plus utilisé pour l’enseignement depuis décembre 2016. Même après avoir converti 2 bureaux en salles d’enseignement au premier étage du bâtiment Waterfront, le nombre de salles d’enseignement a été réduit de 46 à 39 et 196 places ont pu être supprimées dans le bâtiment Atrium remis à neuf.

Des économies à long terme sont donc envisagées.

Synchronisation des calendriers – amélioration de l’expérience des étudiants

La synchronisation des emplois du temps du personnel et des étudiants avec Microsoft Exchange et Office 365 a été réalisée avec CELCAT AutoCal Ex. L’accès aux emplois du temps a donc pu être amélioré et les informations sont mises à jour automatiquement quand des modifications sont apportées.

Après l’implémentation, en février 2017 l’équipe du projet a conduit un sondage auprès des étudiants en post-licence et en seconde année de licence. À la question «Votre expérience des changements apportés aux processus de gestion des emplois du temps a-t-elle été positive ou négative», plus de 75% ont répondu qu’elle a été positive.

L’accès aux emplois du temps des étudiants par Outlook a été considéré comme utile par plus de 95% des sondés, ce qui indique que la synchronisation des emplois du temps avec Outlook a amélioré de façon significative l’expérience des étudiants. L’un d’eux a déclaré :

“It is very useful to have the timetable in Outlook as this automatically updates onto my phone’s front screen and makes the process of planning study much easier.”

Autres avantages notables pour l’établissement

L’utilisation des collecteurs de données va être développée et comprendra l’enregistrement hors-ligne des données sur l’assiduité en l’absence de connexion au réseau. Des collecteurs de données pourront être positionnés sur tous les lieux de stage pour pouvoir suivre l’assiduité des étudiants de façon plus efficace.

L’Université a introduit un format standard avec logo pour tous les emplois du temps.

Les emplois du temps sont accessibles en ligne sur tout appareil compatible. Les candidats potentiels y ont accès par le site Web, les candidats par la section Candidats et les étudiants actuels par le système OASIS et Microsoft Outlook. Le système de réservation de salles convivial utilisé par le personnel sera rendu accessible aux étudiants plus tard.

La structure du projet a été si bien gérée et positive qu’elle constitue désormais un modèle recommandé pour les futurs projets de l’établissement. Les consultants CELCAT ont fait l’éloge de l’équipe du projet pour leur prévoyance quand ils ont considéré les processus et politiques et conduit une consultation auprès des étudiants avant de finaliser leur appel d’offres.

Ivan Meyer, Consultant en implémentation CELCAT, a fait l’éloge de l’approche de l’université en ces termes :

“…the project benefited from some really good people and processes in their team, and I have certainly taken it on board for future implementations. The fact that they had a dedicated project manager and someone…who sat in the same room as the main timetablers for the duration of the project helped immensely, as it brought together Registry, Timetabling, Estates and Information Systems with almost no separation or barriers in communication and cooperation between them. Also, they were extremely pro-active…”

Ivan Meyer, CELCAT Implementation Consultant

L’équipe du projet a établi rapidement une relation de travail étroite avec CELCAT qui était positive, honnête, avec une bonne communication et des temps de réponse rapides. La société CELCAT était réceptive aux demandes de changements de fonctionnalités de l’établissement et le Responsable Produits de la société a organisé des téléconférences avec l’équipe du projet pour discuter de la feuille de route du produit. CELCAT a encouragé l’équipe du projet à soumettre des suggestions d’améliorations du système pouvant être utiles à tout le secteur. Un exemple est l’introduction de logos et d’éléments personnalisés dans l’Assistant Room Booker dans la version 7.7 R12 de CELCAT d’août 2016.

Tim Greenacre, Responsable administratif et Secrétaire du Comité de l’Université de Suffolk, a déclaré :

“Through the tender process CELCAT was able to demonstrate not only the functionality and flexibility UCS [University Campus Suffolk now University of Suffolk] needs as a growing higher education institution, but has also assured us that they are as focused on delivering the system on time and on budget as we are.”

Tim Greenacre, Registrar and Secretary to the University of Suffolk Board