Timetabler Room Booker est le meilleur moyen de mettre en place une gestion centralisée des salles au sein d’un établissement. Il permet de séparer les fonctions de gestion des emplois du temps et gestion des salles.
Les utilisateurs peuvent créer des demandes de réservation de salles pour leurs événements à partir de CELCAT Timetabler Client ou pour de nouveaux événements à partir du module Internet du Room Booker.
Chacune de ces demandes sera adressée au(x) gestionnaire(s) des salles, désignés dans les droits CELCAT, sous la forme d’une notification dans le module Timetabler Client ou Timetabler Web Server ou sous la forme d’un email si la stratégie d’email a été activée. A partir de ces notifications, le gestionnaire des salles peut répondre favorablement à la demande ou fournir une autre salle en fonction des disponibilités.
Sa réponse sera assistée par les différents outils mis à sa disposition : le conseiller CELCAT des salles, pour maîtriser la sélection des salles voir modifier la requête ou bien le moteur d’allocation automatique des salles en mode silencieux et avec confirmation.
Fonctionnement de Timetabler Room Booker
Etape 1 : Demande de réservation de salle (n°1 / 2 du schéma)
Les demandes de réservation de salles sont envoyées aux administrateurs de réservation de salles par emails.
Etape 2 : Notification de traitement (n° 3 / 4 du schéma)
Des notifications (réservation annulée, rejetée, validée ou réinitialisée) sont envoyées dès que l’administrateur de réservation des salles traite une demande.Pour les traitements :
- Annulée, rejetée et réinitialisée : seul le demandeur reçoit un email
- Validée : le demandeur et les participants inscrits dans la demande reçoivent directement une invitation.
Etape 3 : Invitations au rendez-vous (n° 4 du schéma)
Dès que la demande de réservation est validée le demandeur ainsi que les participants inscrits dans la demande reçoivent un email d’invitation.
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