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La preuve qu’un établissement n’utilise pas de façon optimale le logiciel CELCAT est l’absence de catégories d’événements. Ouvrir un emploi du temps et n’y voir que des cases grises, avec ou sans texte descriptif, n’est pas très utile. Les catégories d’événements sont une des classifications dans CELCAT et sont un outil très puissant pour organiser et gérer un emploi du temps.

Non seulement les catégories d’événements signalent aux étudiants et au personnel le type d’événement auquel ils vont assister mais elles sont également très utiles au gestionnaire des emplois du temps. De quelle manière ?

Cette fonctionnalité offre le moyen le plus facile de créer visuellement une distinction entre différents événements de l’interface utilisateur de CELCAT. Consacrer juste quelques minutes à affecter des couleurs différentes aux diverses catégories d’événements rendra vos emplois du temps plus attrayants et plus riches d’informations en un coup d’œil.

Des cases noires pourraient indiquer les créneaux durant lesquels le personnel ne peut enseigner, des cases rouges les examens ayant priorité absolue, des cases grises les salles non disponibles en raison de travaux, des cases d’une autre couleur les réservations ponctuelles pour les distinguer des événements d’enseignement, etc. Les utilisateurs performants peuvent avoir leur manière préférée d’utiliser les couleurs pour mieux communiquer et organiser.

Les catégories d’événements permettent également de savoir si le suivi de l’assiduité des étudiants est requis ou pas. L’utilisation judicieuse des pondérations peut rendre les statistiques sur les heures plus précises et pertinentes.

Les événements de temps de travail des étudiants pourraient avoir une catégorie d’événement avec une pondération de 0% - vous pourrez donc exclure ces heures des statistiques sur les heures d’enseignement. Vous pourriez réserver en bloc des journées entières consacrées aux présentations effectuées par les étudiants et définir leur pondération sur 50% si vous savez que la salle est réservée sur toute une journée mais que le personnel n’y sera présent que la moitié du temps, afin de ne pas inclure toute la journée dans leur temps de travail.

Il est conseillé d’avoir une liste plutôt courte de catégories d’événements pour les événements d’enseignement. Ne créez pas une catégorie d’événement pour une réunion ponctuelle, pour une session de formation du personnel ponctuelle, pour une conférence ponctuelle, etc. Pour un événement d’enseignement, n’utilisez pas de catégorie d’événement désignant les événements durant lesquels aucun enseignement n’est prodigué. Non seulement vos rapports seront de meilleure qualité, vous pourrez également filtrer les événements les plus importants avec des outils tels que l’Assistant Événements, l’Assistant Modélisation ou pour sélectionner les emplois du temps à publier avec Web Publisher.

Restez simple. Si des informations peuvent être codées à l’aide d’un des champs d’un événement, il n’est pas nécessaire de les coder à l’aide d’une catégorie d’événement. Il n’est donc pas nécessaire dans ces cas de créer des catégories d’événements avec des noms qui pourraient être plutôt compliqués. Il n’y a rien à gagner à créer de longues listes de catégories d’événements difficiles à distinguer les unes des autres sur le plan conceptuel. À moins que vous ayez vraiment besoin de produire des rapports très détaillés, créer 20 catégories d’événements pour tout type de réunion concevable ne ferait qu’encombrer l’interface et rendrait le choix d’une catégorie d’événement plus ambigu et difficile pour l’utilisateur.

Au lieu de devoir parcourir une longue liste pour décider s’il faut choisir ‘réunion externe’, ‘réunion de passation de marché’ ou ‘réunion du groupe informatique’ pour une réunion durant laquelle sera discutée la question de la passation de marché pour un matériel informatique avec des partenaires externes, l’utilisateur pourrait juste choisir ‘Réunion’ comme catégorie d’événement.

La qualité des rapports pourrait souffrir s’il y a trop de catégories d’événements car les utilisateurs pourraient se contenter de choisir la première catégorie d’événement qu’ils trouvent dans une liste, ce qui affecterait l’exactitude des rapports.

Consacrer du temps à définir des catégories d’événements claires et non ambiguës et leur affecter des couleurs et des pondérations appropriées vous permettra de tirer un meilleur parti des différents outils d’affichage, de rapports et de publication de CELCAT.

Le défi est d’imposer une utilisation pertinente de ces catégories pour chaque événement et il est recommandé d’activer la vérification d’événements sans catégories d’événements (dans la vérification des événements incomplets) pour vous assurer que vous n’avez pas d’événements ‘gris’, au sens propre comme au sens figuré, dans votre emploi du temps.